Служебная записка по требованиям делопроизводства. Как правильно вести журнал регистрации служебных записок

Как написать служебную записку и правильно ее оформить.

На практике мы иногда сталкиваемся с таким документом, как служебная записка. Как написать служебную записку и правильно ее оформить?

Служебная записка – это не основной, а дополнительный документ, на основании которого принимаются окончательные решения работодателем или руководителем. На основании служебной записки издается приказ, распоряжение, акт или оформляется соглашение между сторонами. Служебная записка не является обязательным документом для делопроизводства. Но как дополнительно установленный локальный нормативный акт ее вполне возможно использовать. В классификаторе управленческих документов такого понятия как «Служебная записка» не значится. Но на практике такой вид документа широко используется.

Служебная записка чаще всего – это внутренняя переписка между отделами. Она обычно содержит какое-то предложение или просьбу. В большинстве случаев записки содержат информацию об организационном, материально-техническом или хозяйственном обеспечении организации, а также имеет характер информативного содержания.

Служебные записки составляются работником или руководителем какого- то подразделения на имя руководителя или определенного специалиста другого подразделения, т.е. обеспечивает связь объектов управления на горизонтальном уровне. Служебные записки пишутся и направляются от одного руководителя подразделения другому, или от одного сотрудника другому, если они равнозначны по статусу. Если статусы разные, то это считается докладной запиской.

В случае, если работник едет в командировку, начальник отдела командировочного работника пишет служебную записку на имя директора. На основании нее затем издается приказ на командировку.

Служебная записка может быть написана в аттестационную комиссию, если работник не соответствует занимаемой должности. Это могут быть случаи, когда работник постоянно изготавливает брак, либо на продавца постоянно жалуются покупатели. Аттестационная комиссия сможет принять решение о досрочной аттестации сотрудника.

Служебные записки составляются в случае экономической необходимости линейных руководителей, либо если есть возможность заключения договора.

На практике служебные записки используют для разных целей. Например, служебную записку может писать начальник отдела на имя руководителя о сокращении испытательного срока для какого-то работника.
На основании служебной записки, содержащей информацию о производственных показателях отдела, написанной на имя директора, может быть издан приказ о премировании работника или всего отдела.

Служебные записки могут быть использованы как доказательства в суде (Постановление ФАС Поволжского округа от 15.06.2011 по делу N А72-6396/2010) .

Как написать служебную записку? Служебная записка обычно составляется на бумаге формата А4, но в ней должны быть указаны все необходимые реквизиты: дата и номер служебной записки, наименование структурного подразделения, заголовок к тексту и сам текст, наименование адресата и подпись составителя записки с указанием его должности.

По ГOCTy для текстов, содержащих справочную информацию, используется шрифт Times New Roman, размер шрифта 14, интервал между строчками 1,5.

В наименовании документа пишется заголовок «СЛУЖЕБНАЯ ЗАПИСКА», который может быть расположен в центре или с левой стороны листа.

Дата проставляется арабскими цифрами, например, 15.06.2013 или буквами и цифрами. Например, 15 июня 2013г.

Кто регистрирует служебную записку? Регистрирует ее или тот, кто выписывает служебную записку, или кто получает. Это зависит от системы организации документооборота в организации.

Когда служебная записка рассматривается, она визируется подписями заинтересованных лиц, и на ней накладывается резолюция руководителя – это письменное решение руководителя по теме служебной записки, что является окончательным этапом рассмотрения служебной записки.

Заголовок служебной записки может кратко раскрывать ее тему. Причем заголовок пишется в предложном падеже. К примеру, «О направлении Дмитриева К.Н. в командировку».

Текст служебной записки состоит из двух частей. Первая часть содержит информацию о том, что побудило сотрудника составить этот документ. Во второй части сотрудник излагает свои выводы, предложения и просьбы. Помимо этого в текст может быть добавлена еще одна часть: анализ сложившейся ситуации. Таким образом, служебная записка может содержать: причины написания записки, анализ получившихся фактов и выводы об изменении данной ситуации.

Образец служебной записки (пример оформления служебной записки):

Директору ООО «Малинка»
Козлову Р.В.
от начальника отдела продаж
Кругловой Н.Ж.

На основании увеличения поставок нашей продукции за май 2013г. в два раза и перевыполнении плана отделом продаж, прошу вас премировать работников всего отдела.
Показатели эффективности продаж прилагаются.

Начальник отдела продаж Круглова Н.Ж.

Скорее в отпуск!

Для того, чтобы получить бесплатную книгу, введите данные в форму ниже и нажмите кнопку «Получить книгу».

Данная статья отвечает на вопрос как написать служебную записку. И раз статья помещена в тему «образцы документов», то вы всегда можете рассчитывать получить образец. Во второй части последует пример оформления служебной записки.

Служебная записка составляется с целью ведения переписки между структурными подразделениями (коммуникация на горизонтальном уровне), когда для решения какого-либо вопроса не достаточно устного обращения и требуется задокументировать факт взаимоотношения между отделами. Адресуется на имя начальника либо специалиста другого отдела. Если требуется проинформировать руководителя вышестоящего уровня, то речь уже идет о докладной записке (но по сути почти то же самое).

Как правило, служебная записка – это внутренний документ. Я в своей жизни образец служебной записки в стороннюю организацию видела только в учебнике. Обычно любые обращения в иные организации оформляются на бланке письма.

Как написать служебную записку

Служебная записка создается по вопросам деятельности, относящимся к компетенции структурного подразделения, и при этом не требуется обращение к вышестоящему руководству.

Текст служебной записки начинают с освещения сложившейся ситуации, разъясняют какие причины и события послужили основанием для составления документа. В завершении излагается непосредственно просьба или перечисляются, по мнению автора, возможные действия. Состав обязательных элементов документа смотрите в приведенном примере служебной записки (будет ниже).

Служебную записку подписывает ее составитель. Очень часто – начальник отдела, специалист отдела указывает себя исполнителем в левом нижнем углу в конце документа (как в деловом письме).

В необходимых случаях допускается проставлять визы заинтересованных лиц. Визы оформляются на последнем листе под подписью. Включает подпись, инициалы, фамилию, дату, возможно добавлять расшифровку должности визирующего.

Желательно регистрировать служебные записки (проставлять дату и порядковый номер), чтобы в случае необходимости иметь возможность сослаться на конкретный документ. Если в организации не внедрена система электронного документооборота, то для упрощения процесса поступают так. Можно для этой цели не заводить никакого дополнительного журнала. Просто целесообразно выделить область на жестком диске компьютера, куда помещается очередная служебная записка под следующим порядковым номером. Получается база в электронном виде служебных записок отдела за год. Быстро, удобно, сразу видно кто, когда, о чем писал.

Образец служебной записки

ОБЩИЙ ОТДЕЛ Начальнику отдела безопасности

О выходе на работу в выходной день

В связи с производственной необходимостью (подготовкой к проведению расширенного совещания 20.10.2014) прошу Вас разрешить вход в здание 18.10.2014 специалисту общего отдела Захоржевской Лидии Олеговне.

Начальник отдела Т.Ф. Хлопушко

Служебная записка – пример ответа на запрос

ЮРИДИЧЕСКИЙ ОТДЕЛ Начальнику отдела информационных технологий

На № 02-18/ от 16.11.2014

О представлении списка работников
для участия в семинаре

Представляем список работников отдела для участия в семинаре, проводимом ООО «АПИ Коммуникатор» по программе «Эффективное использование СПС ГРАНИТ» с представлением ее функциональных возможностей:

1. Скрипка Р.С. – заместитель начальника отдела

2. Подушкин Е.П. – ведущий специалист

3. Струйка К.Н. – старший специалист

Начальник отдела В.Н. Загодайкин

Еще пример оформления служебной записки

ОТДЕЛ ПРОДАЖ Начальнику отдела информатизации

О проверке работоспособности ПК

С 05.12.2014 в закрепленном за специалистом отдела Сихарулидзе А.Г. персональном компьютере регулярно происходят сбои при его включении. Просим Вас провести диагностику указанного компьютера на предмет устранения неисправностей.

Начальник отдела А.Н. Попугай

Надеюсь, что приведенные образцы служебных записок окажутся полезными для применения в работе.

Как написать докладную записку

Здоровая трудовая атмосфера в рабочем коллективе возможна только тогда, когда каждый его член с ответственностью относится к собственным должностным обязанностям и соблюдает нормы трудовой дисциплины. Иначе, снижается результативность всей команды, что в отдельных случаях может сказаться на заработной плате, да и на судьбе всего предприятия.

Для таких ситуаций и предусмотрена докладная записка, которая позволяет сообщить руководству в официальной форме о несоблюдении должностной инструкции нарушителем. Рассмотрим, как правильно написать докладную записку на сотрудника, и какие образцы документов предусмотрены для различных ситуаций.

Докладная записка – это документ, содержащий какую-либо информацию для руководителя или вышестоящей инстанции, и призванный побудить адресата к действию или решению.

Существует некая классификация подобных документов по адресату:

• Внутренние . Предназначены администрации, дирекции или иным руководящим лицам.
• Внешние . Адресованы вышестоящим инстанциям, контролирующим работу предприятия.

Также, записки классифицируются по содержанию:

• Информативные . Имеют периодический характер, так как составляются с целью информирования о рабочем процессе, его деталях и методах.
• Инициирующие . Бывают жалобными и рекомендательными, создаются с целью инициации премирования отличившихся сотрудников или наказаниями провинившихся.
• Отчетная . Создается в виде отчета, информирующего руководителей об итогах работы, результатах выполненных приказов.

Выделяют также служебные и объяснительные докладные записки.

Служебная записка носит информативный характер. Она широко применяется в различных организациях на любых управленческих уровнях в разнообразных ситуациях.

Этот документ может содержать информацию о перемещениях персонала между отделами, запрашивать инструкции, докладывать об изменениях в характере работы предприятия или объявлять о проведении собрания.

Объяснительная – записка, которая принимается как причина совершения какого-либо происшествия на предприятии. Сюда можно отнести факты прогулов, опозданий, игнорирования должностных обязанностей или иные нарушения. Нарушителем может выступать как отдельный сотрудник, так и целое подразделение.

По закону, подобное сообщение в форме объяснительной обязан запросить руководитель организации, до принятия дисциплинарных мер к сотруднику или подразделению.

Вне зависимости от содержания записки, ее структура содержит следующие основные части:

1. Первая – описывает основные события или указывает причины, которые побудили к написанию докладной.
2. Вторая – содержит анализ данных, указанных в первой части, с указанием вариантов решения ситуации.
3. Третья – заключительная, где подводятся итоги первых двух частей.

Определенный порядок составления записки все же рекомендуется соблюдать независимо от отсутствия соответствующего документа в законодательстве: чтобы работники не допускали ошибок и не испытывали трудностей при составлении подобных документов, рекомендуется создать шаблонную форму докладной записки .

Образец оформления бланка должен находиться на видном месте – информационном стенде или в папке шаблонов.

1. Левый верхний угол – адресант (ФИО написавшего записку, его должность, отдел). Если документ внешний, то необходимо указать наименование и почтовые реквизиты организации, город составления.
2. Правый верхний угол – адресат, те же данные, что и в предыдущем пункте.
3. Центр страницы – заголовок с заглавной буквы.
4. Ниже заголовка, ближе к левому краю, указывается дата составления документа и его регистрационный номер.
5. Далее необходимо сдержанно, но доступно изложить общую суть докладной. Описать события, сделать вывод, внести предложения.
6. Заключительная часть – фамилия и инициалы написавшего документ с указанием должности, дата и подпись. Рекомендуется все уместить на одной строке.

Для наглядности, стоит рассмотреть шаблон записки на примере. Как писать докладную на имя директора, если сотрудник нарушает дисциплину – опаздывает, не появляется на рабочем месте или не выполняет свои функциональные обязанности?

Применяется структура документа, приведенная выше: сначала описывают ситуацию, указывая факт одного или нескольких нарушений, затем просят руководителя принять меры или выдвигают варианты дисциплинарного наказания.

Директору ПАО АКБ «БАНК» Верещагину О.А.
Руководитель отдела продаж Краснов И.И.

Докладная записка (образец)

Довожу до вашего сведения , что 31.03.2016 клиентский менеджер Крылова Е.О. отсутствовала на рабочем месте с 9-00 до 14-00, что превышает допустимый порог в 4 часа и признается прогулом. Сотрудник не предоставила объяснений и не имеет документов, подтверждающих уважительность причины отсутствия. В связи с этим, предлагаю применить к сотруднику Крыловой Е.О. дисциплинарное взыскание в виде увольнения.

Руководитель отдела продаж Краснов И.И. (подпись)
31.03.2016

Также можно скачать бланк докладной записки в формате word здесь.

В своей инструкции делопроизводственная служба организации обязана принять не только образец докладной записки, но также способы и порядок ее регистрации.

Так как докладная записка содержит в себе информацию, а также требует письменного ответа, их необходимо регистрировать, присваивая документу персональный номер. Сегодня в делопроизводстве применяется три способа регистрации документов:

• Журнальная . Для ее применения заводится специальный журнал, в котором каждому новому документу присваивают номер по хронологическому порядку. Такой способ признается не самым удобным, так как при необходимости поиска объяснительной или докладной по номеру, нередко приходится перелистывать множество страниц.
• Автоматическая . Классификация документов по исходящему номеру при помощи программного обеспечения. В базу данных заносится карточка с регистрационным индексом, присвоенным служебному сообщению или жалобе.
• Карточная . Принцип тот же, что и у автоматической базы данных, но без использования информационных технологий. После присвоения исходящего номера документу, создается карточка, на которой записывается дата и индекс докладной. Карточка помещается в классификатор.

Преимущество карточного способа по сравнению с журнальным – упорядоченность, простота поиска, возможность одновременного использования несколькими сотрудниками.

Журнальная форма регистрации чаще практикуется в организациях с небольшим документооборотом.

Если показатель превышает 600-700 документов в год, целесообразно перейти на регистрационно-карточную систему.

Вопрос стоит менее остро в учреждениях, имеющих электронную базу. В отличие от бумажных вариантов такие журналы легко подвергаются механизированной обработке.

Что такое журнал регистрации служебных записок?

Для фиксации факта получения служебных записок заводится журнал.

Он должен быть отдельным. В нем не отражается информация о других видах документации, только о конкретной группе.

Регистрация записок подобным образом не является обязательной процедурой.

Надзорные органы не имеют права требовать ведения книги учета служебных записок, накладывать санкции в случае отсутствия единой базы данных о подобных документах.

Целесообразность решения определяется исключительно руководством организации.

Однако отказ от практики может иметь негативные последствия.

Речь идет не о выявлении нарушений при аудиторской проверке, а об упущенных возможностях.

Ведение журнала учета служебных записок позволяет:

• быстро определить количество поступивших на исполнение внутренних документов;
• оперативно найти информацию по тому или иному случаю;
• по датам отследить исполнительность лица, в обязанности которого входит визирование записок;
• пресечь регистрацию задним числом;
• подтвердить, что бумага была подана, рассмотрена в определенный день конкретным специалистом.

Журнал и записки имеют юридическую силу, могут быть использованы в суде в качестве доказательства.

Список возможностей напрямую зависит от способа ведения. Чем больше сведений указано, чем сложнее форма, тем больше инструментов дает журналов.

Ответственные лица

Вопрос находится в компетенции кадровых работников. В некоторых случаях обязанность может быть переложена на секретаря или сотрудника делопроизводства. Решение выносит директор организации, исходя из рабочей нагрузки отдельных специалистов.

Количество непредусмотренных документов находится в прямой зависимости от контроля и проверки исполнения.

Оформление книги учета

Вопрос не рассмотрен на законодательном уровне.

Организация вправе самостоятельно разработать шаблон, закрепить его и использовать.

В перечень обязанностей руководства входит обеспечение специалистов свободным доступом к инструкции.

Где она хранится?

Местонахождение зависит от типа системы делопроизводства. Однако ответственному за процесс лицу надлежит иметь копию.

Отсутствие на предприятии унифицированного образца позволяет ответственному за вопрос специалисту вести журнал в произвольной форме.

В случае возникновения трудностей при создании концепции шаблона, подбором граф, воспользуйтесь следующей памяткой:

1. данные следует свести в таблицу;
2. каждая новая строка несет информацию только об одной конкретной записке;
3. каждому документу присваивается свой уникальный номер;
4. нумерация порядковая;
5. форма имеет годовую периодичность.

• индекс;
• дата регистрации;
• адресат (в теле таблицы перечисляются все заинтересованные стороны);
• краткое содержание;
• примечание.

Даже если у записки имеется несколько адресов, регистрируется она только 1 раз.

Расширенный вариант может быть дополнен следующими графами:

1. номер документа (указывается отдельно от номера записи);
2. кто подписал (должность, фамилия, имя, отчество);
3. дата оформления записки (не путайте с числом, когда было осуществлено визирование);
4. кому подана записка (здесь указывается должность, фамилия, имя, отчество);
5. отметка об исполнении.

Если строгого бланка не существует, то определенные требования к самому журналу — бумажному носителю — все же предъявляются.

Скачать образец журнала регистрации служебных записок

Пример документа на фото ниже:

Он обязан иметь твердую обложку. Правило обусловлено сроками хранения. Нельзя изымать документ по причине его ветхости.

Клеевой переплет, сквозная нумерация страниц помогут избежать несанкционированного добавления листов, их вырывания. Концы ниток рекомендуем вывести на последнюю страницу и склеить их бумажным квадратом.

Печать, указание количества страниц, подпись секретаря обеспечат дополнительную защиту.

Лицевая сторона обложки в обязательном порядке должна содержать наименование учреждения, сведения о том, когда был начат журнал. Момент окончания заполнения также отображается. Приводится информация о сроках хранения.

Инструкция по заполнению

Этот подход позволяет не только упорядочить сведения, сократить время на писки определенной записи, но и уменьшает физические размеры текста.

• уместно угловое расположение нумерации страниц;
• указывайте номера в верхней части листов;
• применяйте шрифт Times New Roman;
• 14 размер считается оптимальным;
• дата начала приводится на обложке (правый нижний угол);
• отметка об окончании — число, когда журнал был заполнен — ставится на обложке (правый нижний угол);
• название учреждения должно быть центрировано;
• наименование предприятия располагается в верхней части лицевой стороны обложки выше всех других сведений;
• нумерацию страниц начинайте со второй.

Последняя страница заполняется не до конца. Необходимо оставить свободное место для сведения данных. Надпись должна содержать точное число актов. В случае необходимости указываются ошибки в нумерации, пропуски номеров.

В конце приводится должность делопроизводителя, его подпись и ее расшифровка.

Пример:

В журнале зарегистрировано 150 документов с вх. №1 по 152. Пропущены номера 6, 14.

Скачать образец заполненного журнала регистрации служебных записок

На картинке пример записей:

Срок хранения

Согласно приказу Минкультуры РФ №558 от 25 августа 2010 года журналы, книги учета регистрации на коммерческих и некоммерческих предприятиях должны храниться 5 лет.

Целесообразность создания единой базы внутренней переписки отчетливо видна, хоть подобная мера и не является обязательной. Журнал регистрации служебных записок призван упорядочить документирование, снизить затраты на контроль. При правильной постановке вопроса, грамотном распределении обязанностей подобная книга учета способна привести к упрощению системы.

«Слушай, давай все это выкинем», — сказал мне директор, указывая на стеллаж, заставленный коробками с документами 7-ми летней давности. А я ему в ответ: «Не так все просто, иногда сроки хранения документов в организации составляют несколько десятков лет». Директор мне поверил, и наша родная макулатура продолжила пылиться на полках архива. До следующего раза — когда встанет вопрос о приобретении нового стеллажа, вот тогда мы все переберем и оставим только те документы, чей срок хранения в организации еще действительно не истек.

Сколько должна храниться документация?

Необходимость хранения документов обозначена Федеральным законом от 22.10.2004 N 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации». Кроме этого, существует три перечня, которые утверждают сроки хранения документов в архиве для государственных и частных юридических лиц в различных сферах деятельности. Документация акционерных обществ должна храниться согласно Положению о порядке и сроках хранения документов акционерных обществ, утв. Постановлением ФКЦБ РФ от 16.07.2003 N 03-33/пс.

Конкретные периоды для хранения документации

Самый недолгий срок хранения — 1 год, максимальный — 75 лет. Я не буду поименно указывать их для каждого документа, которых очень много. Кроме сроков, установленных для распространенных документов, таких как кадровые, финансовые, бухгалтерские, налоговые и электронный документооборот, свои сроки хранения документов в организации имеют бумаги специализированного назначения различных сфер промышленности, медицины, безопасности. Рассмотрим периоды, в течение которых должны храниться самые распространенные бумаги, существующие в любой организации.

Сроки хранения общераспространенных документов

Указанные ниже сроки хранения документов на предприятии начинаются с окончания отчетного года, или года, в котором бумаги были оформлены. Учредительные документы, лицензии, патенты, паспорта сделок не подлежат уничтожению и должны храниться постоянно.

Кадровые документы:

• штатные расписания — постоянно;
• подтверждающие происшествие несчастного случая — 45 лет;
• подтверждающие возникновение профессионального заболевания — 75 лет;
• личное дело работника — 75 лет;
• все документы, касающиеся деятельности сотрудника при особых условиях труда — 75 лет.

Финансовые документы:

• имеющие информацию об исчислении и уплате налогов — 4 года;
• подтверждающие расходы, понесенные в связи с обучением сотрудника — в течение всего срока обучения плюс еще 1 год, и не менее четырех лет;
• подтверждающие объем перенесенных на будущее убытков — в течение всего срока, пока налоговая база уменьшается на перенесенный убыток;
• подтверждающие расчеты по страховым взносам во внебюджетные фонды — 6 лет;
• сертификаты ЭЦП нужно сохранять еще 5 лет после завершения года, в котором закончился срок действия сертификата;
• принятый в ФСС по каналам электронной связи расчет, выполненный в форме 4-ФСС, и квитанция о его получении — 5 лет;
• бухгалтерские документы, раскрывающие учет и отчетность — 5 лет;
• кассовые чеки, журналы кассира-операциониста, накопители фискальной памяти, электронные контрольные ленты, другие формы, подтверждающие расчеты наличными денежными средствами — 5 лет;
• паспорт версии ККТ — в течение всего срока, пока паспорт действителен.

Сроки хранения документов в организации в некоторых случаях могут определяться юридическим лицом самостоятельно, но они не могут быть меньше сроков, указанных в законодательных актах.

Как разгребать бумажные завалы?

Со временем в организации скапливается огромное количество различной документации. Для того чтобы не погрязнуть в бумагах, необходимо создать комиссию (обычно в составе трех человек), которая бы провела экспертизу на предмет ценности и разобрала бумаги на следующие категории в зависимости от того, какие сроки хранения документов в организации для них предусмотрены:

• подлежащие постоянному хранению в архивах государственного субъекта;
• документы, которые необходимо хранить более 10 лет в архиве юридического лица;
• которые необходимо временно хранить не более 10 лет в архиве подразделения;
• бумаги, разрешенные к уничтожению по истечении срока хранения.

Процедура уничтожения документов

При уничтожении документов составляется акт. Унифицированной формы для такого рода актов не существует, он составляется в свободной форме, закрепленной приказом руководителя. В нем должны быть обозначены не только наименование и все реквизиты организации, но также, обычно в виде таблицы, указываются наименования документов (дел), период, когда они был созданы, количество листов или, если объем дела под одним наименованием велик, то количество томов. В этом же акте можно добавить графы накладной на передачу-прием документов для уничтожения.

Вне зависимости от форм собственности, вида деятельности и размеров каждое предприятие обязано иметь в своем распоряжении архив. Именно здесь размещается вся документация, предназначенная для сохранения. Здесь находятся и годовые отчеты, и кассовые книги, и счета-фактуры, и справки, и отчеты о заработной плате, инвентаризационные описи и т. д. Примечательно, что срок хранения бухгалтерских документов напрямую зависит от их характера. Некоторые бумаги должны находиться в архиве организации 75 лет, другие — лишь год. Все эти рамки предусмотрены законодательством. Давайте посмотрим, какие временные пределы установлены для тех или иных важных бумаг.

Законодательная база для помещения в архив

Срок хранения бухгалтерских документов регламентируется рядом актов. Так, двадцать второго октября 2004 года был подписан очередной Федеральный закон, номер которого 125. Название данного положения — «Об архивном деле». Особо значимой для организаций является семнадцатая статья. В ней сказано, что все предприятия обязаны следовать предписаниям нормативных актов, положений и прочих законов, в которых указаны периоды времени, на протяжении которых те или иные бумаги должны находиться в архиве. Есть и более ранние постановления, определяющие срок хранения бухгалтерских документов. Например, Закон Российской Федерации под номером 129. Его название — «О бухгалтерском учете». Он вступил в силу двадцать первого ноября 1996 года. Первый пункт семнадцатой статьи данного постановления гласит, что все предприятия, вне зависимости от каких-либо причин, обязаны хранить первичные и другие бухгалтерские документы, а также отчетность и регистры столько времени, сколько установлено для них архивным делом страны. Однако при этом срок для большинства бумаг не должен быть менее пяти лет.

Различие в постановлениях

Налоговое законодательство имеет свои постулаты. Одним из них является двадцать третья статья кодекса, а точнее, восьмой подпункт первого параграфа. Там указаны сроки хранения бухгалтерской документации, а также прочих бумаг, а именно:

1. Используемых для расчета и последующей уплаты налогов.

2. Подтверждающих получение дохода.

3. Указывающих на несение расходов.

4. Свидетельствующих об уплате налогов.

Для всех категорий налогоплательщиков эти сроки составляют четыре года. Можно подумать, что данные законы противоречат друг другу. Однако стоит помнить, что первое постановление действует в бухгалтерском праве, а второе — в налоговом. Так как организация должна руководствоваться и тем, и другим кодексом, то выбирать следует крайний срок, то есть пять лет.

Прочие важные законы и постановления

Срок хранения бухгалтерских документов также регламентируется и следующими актами:

1. Одобренные и подписанные шестого февраля 2002 года руководством Росархива «Основные правила работы архивов организации».

2. Утвержденный шестого октября 2000 года «Перечень типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков хранения».

3. Подписанное Министерством финансов СССР «Положение о документах и документообороте в бухгалтерском учете» под номером 105, вступившее в силу двадцать девятого июля 1983 года.

Двенадцать месяцев и пять лет

Минимальный срок хранения бухгалтерских документов — один год. Такой период предусмотрен лишь для отдельной категории бумаг, которая включает корреспонденцию с соответствующими органами о времени предоставления отчетности. Срок хранения кассовых документов составляет пять лет. Кроме них, аналогичный период времени должны находиться в архиве и следующие бумажные носители:

1. Балансы за квартал.

2. Отчеты организации за четверть года с прикрепленными к ним объяснительными записками.

3. Главная книга.

4. Все протоколы заседаний по обсуждению, а также утверждению балансов за квартал и отчетов за такой же период.

5. Шахматные журналы.

6. Кассовые книги и оправдательные (первичные) документы.

7. Ведомости (оборотные и накопительные) по счетам баланса (как аналитическим, так и синтетическим).

8. Все документы внесистемного, а также системного учета (контрольные и вспомогательные книги, журналы, картотеки).

9. Акты произведенных ревизий финансовой и хозяйственной деятельности компании, а также всевозможные первичные материалы к ним.

10. Карточки, картотеки и книги по операциям с подотчетными лицами.

Хранение годовой отчетности

Не менее десяти лет должны храниться:

1. Балансы, а также отчеты организации за год. К ним обязательно должны прилагаться объяснительные записки.

2. Описи инвентаря.

3. Балансы передаточного и разделительного характера.

4. Сличительные ведомости.

5. Балансы ликвидационного характера. К ним в обязательном порядке должны прикладываться объяснительные записки и прочие приложения.

6. Книги, по которым ведется учет зданий и сооружений.

7. Протоколы заседаний, на которых рассматривались либо утверждались балансы и отчеты за годовой период.

8. Всевозможные материалы, содержащие в себе сведения по инвентаризации сооружений, зданий.

9. Протоколы заседаний, на которых рассматривали сличительные ведомости процессов инвентаризации.

Самый длинный период

Наибольший срок, семьдесят пять лет, должны храниться лицевые счета каждого работника. Если же таких документов нет, то их заменяют ведомости, по которым выдается заработная плата. Известно, что основные средства списываются с баланса после полной амортизации через указанное время. В соответствии с законодательством их паспорта должны храниться точно такой же период.

Каждый месяц деловые бумаги, от налоговых накладных до обычной переписки, пополняют кипы пылящихся по шкафам папок.

И наступает время, когда пора решать вопрос, что с этим всем добром делать, какая документация подлежит хранению, а какая нет , также важны сроки, в течение которых часть бумаг должна быть неприкасаемой и доступной для предъявления в любой момент, когда это потребуется.

Важно понимать, что размер, масштаб фирмы совершенно неважен, правила одни для всех.

Причины уничтожения официальных бумаг

Главной причиной, если отсутствуют форс-мажорные обстоятельства, для уничтожения документов считается окончание срока хранения , наступившее к 1 января следующего года. Кроме этого, поводами могут быть следующие обстоятельства:

• повреждение вследствие пожара, затопления;
• кража;
• воздействие стихии, приведшей к полной или частичной порче (цунами, сель, обвал, извержение вулкана и т.п.).

Каждая из причин должна иметь подтверждение .

Например, если произошло преступление — проникновение в помещение офиса и кража бумаг, то правоохранительные органы должны выдать справку о том, что действительно имел мест такой факт.

При этом важные документы должны храниться в шкафах с замками или в сейфах, а если правила хранения нарушены, то будет наложено административное наказание (штраф).

Те же требования касаются документов, сгоревших или затопленных — потребуются справки соответствующих служб и органов.

Правила, регламентирующие хранение

Определить время сохранения деловых бумаг можно, воспользовавшись Перечнем, который утвержден Госархивом в 2006 году, 06 октября.

Согласно этому документу, хранить документы можно короткое время — 1 год, 5 лет, а некоторые — 10, 50, 75 лет, иные и вовсе уничтожать нельзя. В каком архиве будут на сохранении бумаги — совершенно не важно , хоть в собственном, принадлежащем предприятию.

Вот что определено Перечнем:

• налоговые отчеты годовые хранятся постоянно, за квартал — 5 лет, за месяц — 1 год;
• балансы бухгалтерские и отчеты за год — постоянно, за квартал — 5 лет, за месяц — 1 год;
• вся первичная учетная бух. документация — 5 лет.

Кадровые бумаги следует сохранять на протяжении 75 лет (это приказы о назначениях, перемещениях, личные дела, табели по вредным работам и т.п.).

Документы, которые не подлежат утилизации

Как видно из вышесказанного, постоянному хранению , то есть бессрочному, подлежат такие ключевые бумаги:

• бухгалтерские налоговые отчеты годовые;
• балансы бухгалтерские годовые;
• отчеты за год бухгалтерские.

Храниться постоянно должны те документы, которые подтверждают, что все налоги государству предприятие выплатило полностью , и правильность отчислений можно проверить в любой момент.

Комиссия, созданная на предприятии, должна отобрать документы, которые следует сохранять постоянно.

Составляется перечень этих бумаг по возрастанию от начала года к концу, и 4 экземпляра этого перечня подписываются руководителем. Постоянно хранящиеся бумаги сдают в госархив или складывают в собственный, при этом назначая ежегодно обновляющимся приказом ответственного за сохранность.

Уничтожение архивных документов

Бумаги с истекшим сроком хранения могут быть уничтожены, начиная с 1 января следующего года — к примеру, если в декабре 2015г. срок закончился, то с 01.01.2016 г. можно приступать к уничтожению, но только в том случае, если ревизия за соответствующий период уже состоялась.

Если документы нужно получить из госархива , то их истребуют по накладной. Все полученные из архива бумаги, которые подлежат уничтожению, должны быть описаны в перечне, который по сути и является актом на уничтожение архивных бумаг — должно быть описано название дела, количество бумаг.

Все дела, которым путь указан к утилизации и которые внесены в акты, до момента уничтожения хранятся отдельно . Акты утверждаются руководителем после рассмотрения комиссией.

Сам факт уничтожения должен быть подтвержден актом об уничтожении — обычно это реализовывают путем сжигания или использованием специальных агрегатов в присутствии членов комиссии , которые своими подписями удостоверяют свершение уничтожения. Если документов много, то их можно сдать на утилизацию фирме, которая этими делами занимается.

Бланк акта о выделении к уничтожению документов и дел.

Составление акта

Акт на уничтожение архивных бумаг не должен содержать подробного описания каждого дела, достаточно указать общее название — приказы, или справки, или другое, а даты указать крайние, то есть наиболее раннюю и самую позднюю в данной папке.

Акт содержит следующие данные:

• название дела или общее название документов;
• крайние даты;
• номер дела по номенклатуре или по описи;
• количество единиц хранения;
• сроки хранения и номера статей (в соответствии с Перечнем).

В конце таблицы указывается, сколько папок (дел) подлежит уничтожению всего, и подписывается акт комиссией из минимум трех человек (обычно это архивариус, начальник отдела кадров, ответственный за ведение дел).

Вверху акт утверждает руководитель фирмы.

Примерно так выглядит верно составленная типовая форма акта.

Образец акта о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению.

Срок его хранения

Все акты на уничтожение документации следует хранить в одной папке, приказывая по дате возрастания. Срок хранения этих актов определяется в 5 лет .

Итоги

Даже если фирма небольшая и документов не очень много, нет смысла их хранить десятилетиями, но и избавляться от всех огулом также нельзя. Пока не пройдет ревизионная проверка , то действительно лучше ничего не уничтожать.

Истребить следует то, что разрешено законом, а вот налоговые отчеты годовые, а также бухгалтерские балансы и отчеты неприкасаемы навсегда .

Для уничтожения бумаг нужно создать на предприятии экспертную комиссию , которая разрешит уничтожить часть дел, срок хранения которых истек. Акт на уничтожение включает список дел, с обязательным утверждением руководителем. Факт уничтожения также следует запротоколировать и оформить актом.

Если объем бумаг значительный, то стоит воспользоваться услугами специализированных фирм , а несколько кило бумаги можно просто сжечь в присутствии комиссии.

Любая, даже самая небольшая организация или индивидуальный предприниматель в процессе работы сталкивается с необходимостью отправки документов «во внешний мир». Отправляются письма-запросы и коммерческие предложения, приходят запросы и письма из различных инстанций, на которые приходится отвечать. И рано или поздно возникает ситуация, когда руководитель просто не может вспомнить, отвечал ли он на письмо и что именно, отправил запрос или нет. Или приходит письмо-ответ, а никто уже не помнит, о чем вообще шла речь в запросе.

Чтобы исключить подобные казусы, необходимо сразу начать правильно вести учет всех документов, как поступающих в организацию (или предпринимателю), так и отправляемых ими. Такой учет можно вести с помощью специализированных программ, электронных таблиц, но для малого бизнеса с небольшим количеством документов, вполне подойдет традиционный бумажный журнал регистрации исходящих документов.

Что это такое?

Журнал, предназначенный для регистрации исходящих документов, можно купить в канцелярском магазине. Они выпускаются разного формата и толщины, имеют разные названия граф. Можно в качестве такого журнала использовать обычную тетрадь или большой блокнот, разлиновав его соответствующим образом.

Журнал регистрации исходящей корреспонденции позволяет отследить и легко найти всю отправленную корреспонденцию, убедиться, что требующиеся ответы отправлены своевременно, а при необходимости и подтвердить факт создания и отправки письма. При получении ответа легко и быстро можно найти исходящее письмо и восстановить в памяти предмет обсуждения.

Журнал поможет также убедиться в корректности адресата и назвать точную дату отправки корреспонденции.

Вопрос заполнения журнала исходящих документов решается в зависимости от масштаба и организационной структуры организации. Естественно, что в крупных организациях, имеющих службу ДОУ, обязанность ведения журнала учета исходящих документов лежит на ее сотрудниках, а чаще всего закрепляется за определенной штатной единицей.

В небольших организациях, не имеющих часто не только специализированной службы документооборота, но и секретаря, а также при работе индивидуального предпринимателя ведение журнала регистрации обычно ложится на самого руководителя (предпринимателя) или кого-то из сотрудников . При этом, если учет и регистрация документов возлагается на сотрудника, данную обязанность лучше закрепить приказом руководителя (предпринимателя).

Как зарегистрировать исходящий документ в специальной программе, минуя журнал, говорится в видео.

Срок хранения?

Типовой срок хранения журнала регистрации исходящих документов составляет 3 года, после чего назначенная приказом руководителя экспертно-проверочная комиссия (ЭПК) проводит экспертизу ценности документов. По решению данной комиссии документы, не представляющие ценности, подлежат уничтожению с составлением соответствующего акта.

Как заполнить?

Сразу надо сказать, что образец журнала регистрации исходящих документов искать не стоит, поскольку единых требований к заполнению не существует. Все правила ведения журнала регистрации диктуются логикой и удобством учета документов, а также некоторыми специфическими особенностями организации.

В первую очередь стоит сказать о тех исходящих документах, которые в регистрации не нуждаются. Такой список следует принять в любой организации, чтобы облегчить работу секретаря (или другого сотрудника, ответственного за регистрацию документов). Обычно не регистрируют следующие категории документов:

• рекламные проспекты и материалы, отправляемые в различные организации;
• поздравительные письма и открытки;
• пригласительные билеты на мероприятия;
• бухгалтерские документы.

Порядок работы с исходящими документами, которые необходимо зарегистрировать следующий. Сначала составляется проект документа. Если в организации несколько подразделений, то проекту может быть присвоен номер, включающий код подразделения, являющегося его создателем или инициатором. После согласования документа с руководителем и внесения необходимых правок документ оформляется согласно правилам организации на фирменном бланке и подписывается руководителем. Только после этого документу присваивается оригинальный регистрационный номер и документ заносится в журнал регистрации исходящих документов.

Следует упомянуть о том, что иногда в организациях заносят в журнал регистрации еще не подписанные руководителем документы на стадии проекта. Однако такая практика не является оптимальной, потому что документ в итоге может быть не подписан совсем — и тогда в журнале останется запись о несуществующем документе. Или документ может быть подписан через несколько дней (а то и недель) и внесен в журнал регистрации повторно, тогда в журнале образуется дубль записи. И то, и другое является неприятным, поскольку затрудняет впоследствии работу с документами.

Сам журнал регистрации обычно имеет следующие графы (столбцы):

Мы будем рады вашим комментариям!

Ответим, в каком случае составляют служебную записку и как правильно оформить этот внутренний документ. Скачайте готовые образцы и используйте их в работе.

Скачайте и используйте готовые образцы документов:

Для чего составляют служебную записку

До того, как писать служебную записку, необходимо четко понять, в каких случаях составляют этот вид документов и чем они отличаются от других видов записок, используемых во внутреннем документообороте предприятия.

Для взаимодействия внутри организации используют несколько видов служебных документов:

• докладная (кадровая);
• объяснительная;
• пояснительная;
• служебная.

Они не только имеют разные наименования, но и назначение.

Докладную записку составляют в случае нарушения работником установленного режима труда, правил внутреннего трудового распорядка. Она является основанием для вынесения дисциплинарного взыскания проштрафившемуся сотруднику.

Подсказка от журнала «Справочник секретаря». Расположение реквизитов на докладной записке

Объяснительную записку составляет сотрудник, допустивший нарушение дисциплины, правил охраны труда, условий трудового договора и т.п. Без этого документа работодатель не вправе принимать решение о вынесении наказания работнику.

Пример объяснительной записки

Скачать образец

Пояснительную записку составляют в качестве приложения к пакету документов. Ее назначение - пояснить, какие документы содержатся в пакете и какие действия ожидаются от исполнителя после обработки этих документов.

Служебная записка - образец оперативного взаимодействия между руководством и работниками одного подразделения или руководством разных подразделений. Цель документа - информировать о производственных проблемах, препятствующих эффективному исполнению трудовых обязанностей. Форма служебной записки образец также позволяет включить в текстовую часть предложения по исправлению сложившейся ситуации, в том числе, предложения о премировании сотрудников. Поэтому служебная записка часто является основанием для принятия управленческих решений, направленных на повышение мотивации, производительности и эффективности труда.

Оформление служебной записки

Хоть служебная записка и является частью внутреннего документооборота, к ее оформлению предъявляются требования, установленные . Исполнение требований стандарта и заполнение всех необходимых реквизитов подтверждают юридическую силу этого документа. Это необходимое условие, ведь на основании информации, изложенной в служебной записке, принимаются управленческие решения.

Поэтому до того, как написать служебную записку, ознакомьтесь с требованиями ГОСТ. Стандартом установлен перечень реквизитов этого вида документов, обязательных для заполнения. К ним относятся:

• название подразделения, в котором числится автор записки;
• наименование вида внутреннего документа – «Служебная записка »;
• дата составления;
• внутренний регистрационный номер документа;
• должность, подразделение, фамилия и инициалы адресата;
• заголовок к тексту;
• текстовая часть;
• подпись, фамилия и инициалы составителя.

Подсказка от журнала «Справочник секретаря». Как писать служебную записку образец

Скачать образец

В некоторых случаях служебная записка пример написания может содержать визы согласования. Как правило, это требуется, если в записке содержатся предложения, касающиеся работы или взаимодействия с другими подразделениями. Виза согласования потребуется и в том случае, когда служебная записка составляется не на имя непосредственного руководителя, а на имя более высокого начальника. Это будет подтверждением, что непосредственный руководитель в курсе происходящего и согласен с предложениями, высказываемыми работником.

Составляют служебную записку, как правило, от лица работника, специалиста, в том числе, руководителя подразделения. Поэтому при изложении сути используют первое лицо единственное число. Если авторов несколько - текст пишется от первого лица множественного числа. Он может быть написан на стандартном листе писчей бумаги формата А4 от руки или же на компьютере, но в этом случае работник обязательно должен поставить собственноручную подпись.

Как правильно написать служебную записку образец

Если вы не знаете, как написать служебную записку, образец оформления можно скачать по ссылкам в начале статьи. Но особое внимание следует уделить текстовой части документа. Важно определится, с какой целью она составляется. Например, служебная записка может быть составлена для того, чтобы:

1. Указать на возникшие в работе затруднения, довести эту информацию до руководства и, тем самым, снять с себя ответственность.
2. Обосновать необходимость материального стимулирования работников, показавших высокие результаты в труде.
3. Запросить информацию из другого подразделения.
4. Проинформировать уполномоченное должностное лицо о возможности рационализации труда и внесения изменений в технологический процесс с целью повышения производительности.
5. Обосновать необходимость приобретения дополнительных инструментов или оборудования и в этом случае служебная записка может являться документом первичного бухгалтерского учета, на основании которого будут впоследствии произведены расходы.

Законом не установлено то, как пишется служебная записка, но предприятие может самостоятельно разработать шаблоны, с помощью которых сотрудники будут правильно оформлять и составлять такие документы.

Общий принцип составления текста: изложение проблемы с указанием всех причастных лиц и предлагаемые варианты ее решения. Излагать суть проблемы следует коротко и логично. Для убедительности следует ссылаться на цифры, факты и документы, которые смогут подтвердить правоту составителя.

Скачать образец

Общий объем текстовой части служебной записки не должен превышать 8-10 строк. При необходимости, адресат всегда сможет запросить у составителя документа дополнительные сведения.

Не забудьте зарегистрировать служебную записку в специальном журнале регистрации внутренних документов. Это позволит исключить конфликтные ситуации, связанные с утерей и несвоевременным представлением информации руководству.

В отечественном делопроизводстве в процессе реализации управленческих действий и задач составляются записки: докладные и служебные. У работников службы документационного обеспечения управления (ДОУ) по поводу их составления, оформления и обработки возникает ряд вопросов: в чем различие между служебной и докладной запиской, как правильно их оформлять, нужно ли их регистрировать? На эти и другие вопросы мы постараемся дать ответы в данной статье.

Если вами уже предпринимались попытки найти в специальной литературе ответы на эти вопросы, то эти ответы, скорее всего, выглядят туманно и не конкретно. Это вина не авторов, а ситуация, которая сложилась вокруг этих видов документов. Ответ на любой вопрос, связанный с составлением, оформлением, обработкой документов, надо всегда искать в нормативной базе.

Читайте также: Трудные случаи оформления документов

В настоящее время мы можем обратиться к четырем нормативно-методическим документам:

1. Государственной системе документационного обеспечения управления Основные положения. Общие требования к документам и службам документационного обеспечения (одобрена коллегией Главархива СССР от 27.04.1988, Приказ Главархива СССР от 23.05.1988 № 33) (далее – ГСДОУ).
2. Правилам делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти (утв. Постановлением Правительства Российской Федерации от 15.06.2009 г. № 477) (далее – Правила).
3. Методическим рекомендациям по разработке инструкций по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти (утв. Приказом Росархива от 23.12.2009 № 76) (далее – Рекомендации).
4. ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов» (далее – ГОСТ Р 6.30-2003).

В Правилах о записках ничего не сказано, в ГСДОУ и Рекомендациях о них лишь упоминается. В преамбуле ГОСТ Р 6.30-2003, устанавливающей состав организационно-распорядительных документов (ОРД), они попали в разряд «и др.».

Чем отличается докладная записка от служебной?

Докладная записка – это письменное обращение подчиненного к вышестоящему должностному лицу. Служебная записка – это письменное сообщение должностных лиц одного уровня.

Виды докладных записок

• Инициативные (составляют с целью побудить адресата принять определенное решение).
• Информационные (составляют с целью информировать руководство о деталях, методах, результатах выполнения поручений).
• Отчетные (содержат информацию о выполненной работе).

В качестве разновидности докладной записки можно рассматривать Представление . Представление используют при документировании трудовых отношений. Составляет данную разновидность докладной записки руководитель структурного подразделения в адрес руководства организации в случаях поощрения работников, наложения взысканий, проведения аттестации. Текст представления состоит из двух частей. В первой дается характеристика работника, с указанием фактов его биографии и общей характеристики трудовой деятельности. Во второй излагается мотив создания документа и предлагаемые решения.

Служебные записки могут быть инициативными и информационными.

Текст инициативной записки состоит всегда из двух частей: вводной и заключительной.

Вводная часть содержит изложение конкретных фактов, событий, причин (возможно, их анализ), побудивших автора написать докладную записку. В заключительной – предложения, рекомендации, выводы, просьбы автора докладной записки по изложенным фактам.

Информационные и отчетные записки могут состоять только из вводной части, хотя не исключается вариант, когда их текст состоит из двух частей.

Оформление записок. Виды реквизитов документов

Записки как документы, вошедшие в состав унифицированной системы организационно-распорядительной документации (УСОРД), составляются и оформляются в соответствии с требованиями ГОСТ Р 6.30-2003 . Это не письма, поэтому их надо оформлять на общем бланке организации.

Докладные и служебные записки составляются на листе бумаги от руки или печатаются. Записки могут составляться как по личной инициативе должностного лица, сотрудника организации, так и по указанию (письменному или устному) руководителя.

При оформлении записок надо помнить, что обязательными реквизитами для них являются: наименование структурного подразделения, где работает автор записки, наименование вида документа, дата составления, регистрационный индекс,

заголовок, адресат, текст, подпись .

Этот перечень совпадает с реквизитами «докладной (аналитической, служебной, объяснительной) записки», перечисленными в п. 3.3.3.6. Рекомендаций.

Так как докладные и служебные записки являются внутренними документами, на их бланке не указывают наименование организации, так как оно входит в реквизит «адресат», В реквизите «адресат» указывается должность лица, которому адресуется записка, его инициалы и фамилия. Например:

Генеральному директору ОАО «СТРЕЛА»

А.Т. Зорину

Начальнику общего отдела ООО «Марс»

Г.И. Орлову

При оформлении реквизита «наименование вида документа», если подчиненный обращается к вышестоящему должностному лицу, указывают «докладная записка», а если руководитель структурного подразделения пишет другому руководителю структурного подразделения, то в бланке надо написать «служебная записка».

При таком разграничении станет легче искать нужную записку, потому что в организации будет два дела: «Служебные записки», содержащее переписку между руководителями структурных подразделений, и «Докладные записки», содержащее письменные обращения работников к вышестоящим должностным лицам.

Дата в записках, как и во всех ОРД, оформляется арабскими цифрами в последовательности: день месяца, месяц, год – четырьмя арабскими цифрами.

На практике не всегда указывают реквизит «наименование места составления или издания документа» - и с этим можно согласиться, поскольку записки, как правило, являются внутренними документами организации.

Записки могут иметь заголовок, который, как и в других ОРД, отвечает на вопрос «О чем», пишется с заглавной буквы, а точка в его конце не ставится. Например:

О ремонте подсобных помещений

О командировочных расходах в 2015 году

Об отчетах структурных подразделений за 2015 год

Текст докладной записки может включать две части: вводную и заключительную.

Вводная часть содержит изложение конкретных фактов, событий, причин (возможно, их анализ), побудивших автора написать записку, а заключительная – предложения, рекомендации, выводы, просьбы автора записки согласно изложенным фактам.

Записки могут иметь приложение (приложения). В таких случаях требуется оформить реквизит «приложение». Например:

Приложение: на 3 л. в 2 экз. (если приложение названо в тексте).

Приложение: проект положения об отделе маркетинга на 4 л. в 2 экз. (если приложение не названо в тексте).

Приложение: 1. Проект положения о защите персональных данных на 6 л. в 1 экз.

2. Проект штатного расписания на 3 л. в 2 экз. (если приложений

несколько, их нумеруют).

При необходимости записки могут визироваться. Например:

Начальник службы безопасности

Рощин П.П. Рощин

12.11.2015

Начальник отдела снабжения Петров А.О. Петров

Руководитель, которому адресована записка, проставляет на ней резолюцию, в соответствии с которой будут осуществлены управленческие действия: подготовлены проекты документов, проведены мероприятия и т.д.

Е.С. Котиной

Подготовить приказ

к 15.09. 2015

Томилин

10.09.2015

Пример оформления докладной записки:

Генеральному директору ЗАО «Коралл»

Бухгалтерия А.Л. Жарову

ДОКЛАДНАЯ ЗАПИСКА

12.09.2015 № 19

А.М. Сомовой

О представительских расходах подготовить приказ

к 15.09.2015

Жаров

12.09.2015

Уважаемый Андрей Львович!

Прошу обязать начальников структурных подразделений при организации деловых встреч и переговоров предоставлять в бухгалтерию служебные записки не позднее 10-дневного срока до назначенной даты мероприятия. Это вызвано необходимостью своевременного расчета и выделения денежных сумм представительских расходов. Служебная записка должна содержать смету представительских расходов. Желательно, чтобы сумма сметы была указана в тексте служебной записки, а не оформлялась в виде приложения к ней.

Главный бухгалтер Томин Т.Р. Томин

Получено

12.09.2015 № 78

Начальнику общего отдела ЗАО «Коралл»

Отдел кадров П.Т. Рощину

СЛУЖЕБНАЯ ЗАПИСКА

12.10.2015 № 45

г. Вологда

О штатном расписании на 2016 г.

Уважаемый Петр Трофимович!

В связи с разработкой штатного расписания на 2016 г., прошу Вас предоставить мне уточненный штатный состав общего отдела до 16.11.2015.

Начальник отдела кадров Марков Л.Р. Марков

Получено

12.10.2015 №123

Регистрация записок

Нужно ли регистрировать служебные и докладные записки? Если документ не зарегистрирован, не учтен, то всегда можно сказать, что его не было, поэтому все разновидности записок обязательно нужно регистрировать.

Если внутренние документы в вашей организации регистрируются в службе ДОУ, она может поставить регистрационный порядковый номер в бланке записки.

Отдел снабжения

ДОКЛАДНАЯ ЗАПИСКА

12.09.2015 № 12

Если внутренние документы регистрируются в структурных подразделениях, регистрационный исходящий номер будет проставлен в бланке записки, а в службе ДОУ, куда позже передадут записку, в правом нижнем углу проставят входящий регистрационный индекс:

Получено

12.09.2015 № 78

Все изложенное в данной статье по проблеме различия между служебной и докладной записками, рассмотрены виды реквизитов документов . Выводы основаны на наработках практиков в области документационного обеспечения управления и на требованиях ГОСТ Р 6.30-2003 к оформлению ОРД. Это позволило сделать вывод о том, что различие между этими двумя типами записок состоит в служебном положении их авторов, и оформляться они должны как документы, входящие в состав ОРД. Регистрировать их как внутренние документы нужно обязательно, выбирая один из двух способов, рассмотренных в статье.

Л.М. Вялова, канд. ист. наук, доц. РГГУ